Plus personne ne retranscrit les commandes reçues par e-mail
L’IA lit la commande, la demande ou la facture reçue par e-mail, même si elle arrive en PDF, en tableau ou en texte simple dans une langue étrangère. Elle en prépare un brouillon, et le commercial n’a qu’à le vérifier et le valider. Ce n’est qu’ensuite que les données sont enregistrées dans le logiciel de comptabilité ou de gestion de stock.
Ce que l’IA fait à votre place
Commandes
PDF, tableaux ou texte dans l’e-mail, dans n’importe quelle langue. L’IA reconnaît le client et convertit ses codes d’articles en les vôtres, même si chaque client les écrit différemment.
Demandes
L’IA relève dans l’e-mail ce que le client veut et en quelle quantité. Elle trouve les articles ou le matériel avec leur prix et propose un devis, que la personne n’a qu’à vérifier et envoyer.
Factures reçues
L’IA les lit comme les commandes, et vérifie en plus les totaux, le fournisseur et si la facture n’est pas arrivée deux fois.
Comptes-rendus de réunion
À partir de la transcription de la réunion, elle rédige un compte-rendu complet dans votre modèle et dans votre style. Une personne le relit et l’envoie.
Comment ça fonctionne
- La commande arrive par e-mail comme aujourd’hui. Les clients n’ont rien à changer.
- L’IA lit l’e-mail et la pièce jointe, puis prépare une proposition : le client, les articles, les quantités et les prix. Pour chaque article, elle indique son degré de certitude.
- Le commercial vérifie la proposition, la corrige si besoin et la valide.
- Ce n’est qu’ensuite que la commande est enregistrée dans le logiciel de comptabilité ou de gestion de stock.
Questions fréquentes
Nous signons avec chaque client un contrat de traitement des données personnelles conforme au RGPD. Pour l’IA, nous utilisons des versions payantes des modèles, pour lesquelles le fournisseur s’engage, selon ses conditions, à ne pas utiliser vos données pour l’entraînement.
Une fois payé, le système vous appartient et vous pouvez récupérer vos données chez nous à tout moment.
L’automatisation répète toujours la même étape selon une règle : une commande arrive, elle est enregistrée dans le système. L’IA, elle, sait aussi lire et décider. Elle comprend un e-mail écrit avec ses propres mots, extrait les données d’une facture scannée ou prépare une réponse.
Nous combinons le plus souvent les deux : des règles là où tout doit se passer de la même façon, et l’IA là où chaque cas est un peu différent.
Nous calculons le prix en fonction du temps et de l’argent que le système vous fait économiser, pour qu’il soit rentabilisé en six mois. Nous le calculons ensemble lors de la consultation initiale. Elle est gratuite et sans engagement.
Combien de commandes retapez-vous à la main aujourd’hui ?
Nous calculerons ensemble combien d’heures la lecture des commandes vous ferait gagner. L’appel est gratuit et dure 30 minutes.
